Whistleblowing-Richtlinie

Micronfilter Srl hat sich verpflichtet, die höchsten Standards in Bezug auf Verhalten, Integrität und ethisches Verhalten aufrechtzuerhalten, wie sie im Ethikkodex und anderen Richtlinien Micronfilter Srl zusammengefasst sind. Die vorliegende Richtlinie über Whistleblowing ("Whistleblowing Policy") zielt - in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Gesetzesdekrets 10/3/2023, Nr. 24 - darauf ab, diese Standards zu fördern und zu stärken, indem sie die Regeln festlegt, die innerhalb des Unternehmens Micronfilter Srl im Falle einer Meldung von Verstößen ("Meldungen") anzuwenden sind, die sich beispielsweise auf Folgendes beziehen könnten:

a) Verstöße gegen nationale Vorschriften in Bezug auf die im Dekret 231/2001 genannten Vortaten;

b) Verstöße gegen das im Dekret 231/2001 vorgesehene Organisations- und Managementmodell;

(c) Straftaten, die unter Verstoß gegen EU-Rechtsvorschriften und etwaige einzelstaatliche Vorschriften zu deren Umsetzung begangen werden, insbesondere Straftaten in folgenden Bereichen: öffentliche Aufträge, Produktdienstleistungen und Finanzmärkte, Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit und -konformität, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Strahlenschutz und nukleare Sicherheit, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit sowie Tiergesundheit und Tierschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Netz- und Informationssystemsicherheit. Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt, die den freien Waren-, Personen-, Dienstleistungs- und Kapitalverkehr gefährden, einschließlich Verstößen gegen die EU-Wettbewerbs- und Beihilfevorschriften, Körperschaftssteuervorschriften und Mechanismen, die darauf abzielen, einen Steuervorteil zu erlangen, der den Zweck oder das Ziel des geltenden Körperschaftssteuerrechts vereitelt. Handlungen oder Verhaltensweisen, die Ziel und Zweck der EU-Bestimmungen in den unter den vorstehenden Punkten genannten Bereichen vereiteln.

Diese Richtlinie gilt für alle Berichte.

Alle Begriffe, die mit einem Großbuchstaben beginnen, haben, sofern sie nicht im Text dieser Police definiert sind, die Bedeutung, die ihnen in Anhang 1 (Definitionen) zugewiesen wird.

Micronfilter Die Gesellschaft Srl ermutigt Whistleblower, in gutem Glauben Meldungen zu machen, die auf Tatsachen beruhen, von denen sie Kenntnis erhalten.

Zur Unterstützung der Ermittlungen und zur Erleichterung einer angemessenen Reaktion sollten die Berichte Folgendes enthalten:

(a) eine genaue Beschreibung des Sachverhalts (einschließlich Datum und Ort);

(b) die an der Zuwiderhandlung beteiligten Personen sowie diejenigen, die Informationen liefern können;

(c) Belege.

Es wird dringend empfohlen, Berichte über den speziellen Kanal micronfilter.sic-wb.it einzureichen, der die folgenden Berichtsoptionen bietet:

a) Anonym: Der Whistleblower bleibt völlig anonym;

Micronfilter micronfilterb) Vertraulich: Der Whistleblower bleibt innerhalb der Firma Srl anonym, übermittelt aber seine Daten an den Dienstleister.sic-wb.it;

micronfilterc) Offen: Der Whistleblower macht vollständige Angaben und erlaubt dem Diensteanbieter .sic-wb.it, diese zu veröffentlichen.

Micronfilter micronfilterDie Gesellschaft Srl bittet um offene oder vertrauliche Berichte, die über den speziellen Kanal.sic- wb.it eingereicht werden, da:

(i) sie erleichtern die damit verbundene Fallbearbeitung und die anschließende Kommunikation mit den Hinweisgebern; und

(ii) Im Rahmen dieser Politik sind Whistleblower umfassend geschützt.

Micronfilter micronfilterWie in dieser Politik vorgesehen, wird die Gesellschaft Srl jedoch auch Meldungen berücksichtigen, die über andere Kanäle als den speziellen Kanal.sic-wb.it eingereicht werden, und zwar unabhängig davon, ob es sich um Meldungen handelt oder nicht:

a) Anonym: wenn die Identität des Whistleblowers weder angegeben noch anderweitig eindeutig identifizierbar ist;

b) Vertraulich: wenn der Hinweisgeber bekannt oder erkennbar ist, die Meldung aber nicht öffentlich gemacht wird;

c) Offen: wenn der Bericht durch öffentliche oder öffentlich zugängliche Mittel erstellt wird.

Alternative Meldekanäle zum IT-Kanal micronfilter.sic-wb.it sind:
– der analoge schriftliche Kanal
– der mündliche Kanal

Siehe Anhang 2 für nähere Informationen zur Verwendung dieser Dokumente

Die Bearbeitung der Meldungen obliegt einem internen Ausschuss, der sich wie folgt zusammensetzt:
– dem Geschäftsführer der Gesellschaft Micronfilter (CEO),
– dem Finanzdirektor der Gesellschaft Micronfilter (CFO),
– dem Direktor für Rechts- und Unternehmensangelegenheiten der Gesellschaft Micronfilter (General Counsel & BD Officer),
– vom Senior Director Internal Audit der Gesellschaft Micronfilter (Direktor) und
– vom Leiter der Personalabteilung der Gesellschaft Micronfilter (Head HR).
Die Mitglieder des Whistleblowing-Ausschusses erhalten gleichzeitig die Meldungen, die über den dafür vorgesehenen Kanal micronfilter.sic-wb.it oder über andere zulässige Meldekanäle eingereicht werden.
Alle Meldungen, die von beliebigen Personen über andere Kanäle als den speziellen Kanal micronfilter.sic-wb.it eingehen, müssen unverzüglich an die Mitglieder des Whistleblowing-Ausschusses weitergeleitet werden, einschließlich der Meldungen, die gemäß den Bestimmungen des Modells 231 an die E-Mail-Adresse der Aufsichtsstelle gesendet wurden.
Anhang 2 enthält Informationen darüber, wie Sie den speziellen Kanal micronfilter.sic-wb.it und die anderen verfügbaren Meldekanäle kontaktieren und nutzen können.

Nach Erhalt einer Meldung erstellt der Direktor eine Zusammenfassung der Anzeige („Bericht“), die an den Whistleblowing-Ausschuss und den Vorsitzenden (Chairman) zu senden ist.
Bezieht sich die Meldung auf lokale Organisationen, muss der Bericht gemäß dem folgenden Artikel 10 (lokaler Ermittler, lokaler Anwalt, lokaler Personalverantwortlicher) auch an die lokalen Organisationen weitergeleitet werden.
Die Einreichung dieses Berichts stellt die formelle Eröffnung des Falls dar.
Wenn der Whistleblowing-Ausschuss feststellt, dass ein Bericht auch das Modell 231 betrifft, wird der Bericht an die Aufsichtsstelle weitergeleitet, die in diesem Fall:
a) eine parallele Untersuchung für die Zwecke des Modells 231 durchführen kann; und
b) vom Direktor über die gemäß dieser Richtlinie durchgeführten Aktivitäten auf dem Laufenden gehalten wird.
Der Whistleblowing-Ausschuss gewährleistet in jedem Fall die folgenden Aktivitäten:
– Benachrichtigung des Hinweisgebers über den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Tagen nach deren Eingang, sofern der Hinweisgeber nicht ausdrücklich etwas anderes verlangt;
– dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten oder, wenn berechtigte und begründete Gründe vorliegen, innerhalb von 6 Monaten nach dem Datum der Bestätigung des Eingangs der externen Meldung eine Rückmeldung zu geben;
– dem Hinweisgeber das endgültige Ergebnis der Meldung mitzuteilen.

Auf der Grundlage des Berichts und etwaiger zusätzlicher Informationen des Direktors führt der Whistleblowing-Ausschuss (im Folgenden auch als "Untersuchungsbeauftragter" bezeichnet) eine Voruntersuchung durch, an der alle anderen Funktionen, Mitarbeiter, externen Berater und alle sonstigen Personen beteiligt sind.

Nach dieser ersten Überprüfung kann der Käufer entscheiden:

(i) Fälle einzustellen, die nicht ausreichend durch Beweise untermauert sind, offensichtlich unbegründet sind oder sich auf Verhaltensweisen oder Tatsachen beziehen, die für diese Politik nicht relevant sind; oder

(ii) die Untersuchungsphase gemäß Abschnitt 3.2 einzuleiten.

Der Käufer muss auch beurteilen, wer sonst noch informiert werden muss und welche Anforderungen an die Handhabung von Informationen in Bezug auf die interne/externe Weitergabe von Details bestehen.

Für die Zwecke dieser Politik fungiert der Direktor als Sekretär des Untersuchungsbeauftragten und ist für die Vollständigkeit, Integrität und Ablage der Fallakte verantwortlich.

Die Untersuchungen werden im Auftrag des Untersuchungsbeauftragten vom Direktor gemäß den in Anhang 3 (Untersuchungsrichtlinien) dargelegten Leitlinien durchgeführt. Alle Mitarbeiter sind zur Zusammenarbeit verpflichtet, indem sie alle angeforderten Informationen und Dokumente bereitstellen.

Während der gesamten Untersuchungsphase hält der Direktor den Untersuchungsbeauftragten bei Bedarf auf dem Laufenden.

Nach Abschluss der Ermittlungsphase unterrichtet der Direktor den Ermittler, der eine abschließende Bewertung des Falls vornimmt oder den Direktor um weitere Ermittlungen ersucht.

Der Aufsichtsrat wird bei Bedarf informiert.

Auf der Grundlage der abschließenden Bewertung durch den Untersuchungsbeauftragten erstellt der Direktor einen Abschlussbericht, der die Ergebnisse der Untersuchung, die endgültige Entscheidung und den Aktionsplan mit den für notwendig erachteten Abhilfemaßnahmen zur Behebung der festgestellten kritischen Probleme enthält.

Der Aufsichtsrat wird über Fälle informiert, die für die Zwecke des Modells 231 relevant sind, und kann den Aktionsplan durch für notwendig erachtete Abhilfemaßnahmen ergänzen.

Das Anwaltsgeheimnis ist das Recht, das die gesamte Kommunikation zwischen einem professionellen Rechtsberater und seinem Klienten vor der Offenlegung ohne die Zustimmung des Klienten schützt.

Bei bestimmten Untersuchungen kann es geltend gemacht werden oder muss es gewährt werden. Micronfilter Betrifft ein Bericht einen oder mehrere Vorgänge, die dem Legal Privilege unterliegen, oder wird das Legal Privilege in irgendeiner Weise geltend gemacht, so handelt der Direktor in enger Abstimmung mit dem Direktor für Rechts- und Unternehmensangelegenheiten der Gesellschaft (General Counsel & BD Officer), um eine unbeabsichtigte Verletzung des Privilegs zu vermeiden und angemessene Vorsichtsmaßnahmen bei der Bearbeitung des Falls zu treffen.

Die Richtlinie stellt sicher, dass die Bearbeitung des Berichts ausschließlich Personen anvertraut wird, die sich nicht in einem Interessenkonflikt befinden. Deshalb:

1. a) Bezieht sich die Meldung auf ein oder mehrere Mitglieder des Whistleblowing-Ausschusses, so nehmen die Mitglieder des Whistleblowing-Ausschusses, die sich in einer Konfliktsituation befinden, nicht an der Bearbeitung des Falles teil, und diejenigen, die sich nicht in einer Konfliktsituation befinden, benennen andere, um die Integrität des Ausschusses wiederherzustellen;
2. b) bezieht sich der Bericht auf den Direktor, so handelt der Group General Counsel & BD Officer in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie anstelle des Direktors;
3. Micronfilter c) wenn sich die Meldung an den Direktor für Recht und Unternehmensangelegenheiten der Gesellschaft Srl richtet, muss der Whistleblowing-Ausschuss für eine angemessene rechtliche Unterstützung bei der Bearbeitung des Falls sorgen;
4. d) Wenn die Meldung oder der Interessenkonflikt alle Mitglieder des Ausschusses für die Meldung von Missständen betrifft, muss die Meldung an den Vorsitzenden gerichtet werden, der dann entscheidet, wie der Fall zu behandeln ist.

Die vorstehenden Buchstaben a) bis d) gelten auch für den Fall, dass ein Interessenkonflikt zu einem späteren Zeitpunkt auftritt, wobei die betreffenden Personen in ihren jeweiligen Funktionen ersetzt werden.

Alle Interessenkonflikte müssen ohne zu zögern erklärt und in der Akte vermerkt werden.

Micronfilter Die Gesellschaft Srl garantiert den Schutz von Whistleblowern, sowohl im Hinblick auf die Vertraulichkeit als auch auf das absolute Verbot jeglicher Art von Vergeltungsmaßnahmen gegen sie. Micronfilter Zu diesem Zweck gewährleistet die Gesellschaft Srl die Vertraulichkeit des Inhalts der Meldungen von Hinweisgebern und ihrer Identität während des gesamten Verfahrens durch alle beteiligten Personen, aus welchem Grund auch immer, innerhalb der Grenzen, in denen die geltenden Gesetze Anonymität und Vertraulichkeit schützen.

Micronfilter Die Gesellschaft Srl garantiert dem Gemeldeten das Recht, (innerhalb einer angemessenen Frist) über die Vorwürfe und etwaige Disziplinarmaßnahmen gegen ihn/sie informiert zu werden, sowie das Recht auf Verteidigung.

Sobald objektive Beweise auftauchen, die darauf hindeuten, dass die Meldung unbegründet ist oder in böser Absicht oder grob fahrlässig gemacht wurde, sollte der Hinweisgeber dafür sorgen, dass etwaige disziplinarische Sanktionen gegen ihn in Betracht gezogen werden.

Der Schutz der Vertraulichkeit sowohl des Hinweisgebers als auch der gemeldeten Partei soll sie vor Belästigung, Vergeltung oder Diskriminierung schützen. Zu diesem Zweck sind die folgenden Maßnahmen vorgesehen:

1. a) Falls vorhanden, können personenbezogene Daten an den Whistleblowing-Ausschuss, den Aufsichtsrat und den Direktor weitergegeben werden. Eine weitere Offenlegung ist nur dann zulässig, wenn sie notwendig ist, wie vom Untersuchungsbeauftragten schriftlich entschieden;
2. b) die Nutzung des speziellen Kanals micronfilter.sic-wb.it als bevorzugtes Mittel zur Einreichung von Berichten;
3. (c) von der Verwendung von Papierdokumenten wird abgeraten;
4. (d) in allen Phasen der Fallbearbeitung müssen personenbezogene Daten streng vertraulich behandelt werden (z. B. durch Ersetzen von Namen durch numerische Codes); und
5. (e) Jede Person, die von einer Verletzung der Vertraulichkeit erfährt, hat dies dem Untersuchungsbeauftragten zu melden.

Die Nichteinhaltung der Vertraulichkeitsverpflichtungen kann unbeschadet weiterer gesetzlicher Bestimmungen disziplinarische Konsequenzen nach sich ziehen.

Micronfilter Auch die Anonymität ist geschützt: Die Firma Srl wird niemals versuchen, die Anonymität preiszugeben.

Micronfilter Der Leiter der Personalabteilung (Head HR) und der Direktor für Rechts- und Unternehmensangelegenheiten der Gesellschaft Srl (General Counsel & BD Officer) sorgen für die Verfügbarkeit, Kommunikation und Schulung in Bezug auf diese Politik.

Micronfilter Diese Politik wird auf der Intranetseite des Unternehmens Srl veröffentlicht.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den Berichten erfolgt in Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2016/679 über den Schutz personenbezogener Daten natürlicher Personen (DSGVO) sowie allen anderen geltenden Gesetzen und/oder Vorschriften, soweit dies mit der DSGVO selbst und den auf der digitalen Plattform oder auf der Website des Unternehmens unter www.micronfiler.eu verfügbaren spezifischen Informationen vereinbar ist, auf die hier in vollem Umfang Bezug genommen wird.

Im Rahmen der Verwaltung der Meldungen werden sowohl die personenbezogenen Daten der meldenden Partei, wenn es sich um eine namentliche Meldung handelt, als auch die personenbezogenen Daten der gemeldeten Person, wie z. B. Name, Vorname, Position usw., sowie die personenbezogenen Daten Dritter und alle weiteren im Rahmen der Untersuchung erhobenen Informationen, die zur Feststellung und Überprüfung der Begründetheit der Meldung erforderlich und angemessen sind, verarbeitet.

Die Betroffenen können, soweit dies in den geltenden Rechtsvorschriften vorgesehen ist, und vorbehaltlich der in Artikel 2 des Gesetzesdekrets 196/2003 festgelegten Einschränkungen, die in der DSGVO vorgesehenen Rechte ausüben, indem sie eine Mitteilung per E-Mail an die folgende Adresse senden: micronfilter

Alle Berichte, unabhängig davon, wie sie eingegangen sind, werden vom Empfänger in einem speziellen elektronischen Archiv abgelegt, das die Datenbank darstellt, in der die wesentlichen Daten der Berichte und ihrer Verwaltung zusammengefasst sind, und das auch die Archivierung aller beigefügten Unterlagen sowie der im Laufe der Analysetätigkeiten erstellten oder erworbenen Unterlagen gewährleistet.

Die Berichte und die zugehörigen Unterlagen werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung des Berichts erforderlich ist, in jedem Fall aber nicht länger als fünf Jahre ab dem Zeitpunkt der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Berichtsverfahrens.

Aktionsplan: ein Grundsatzdokument, das alle Aktivitäten sowie die Zuständigkeiten für die Durchführung und den Zeitplan des Korrekturplans enthält, der sich aus einem im Rahmen dieser Politik behandelten Fall ergibt.

Ethikkodex: der Ethikkodex der Firma Micronfilter Srl, veröffentlicht auf micronfilter

Micronfilter Micronfilter Mitarbeiter: (i) Personen mit einem untergeordneten Arbeitsvertrag mit der Gesellschaft Srl (die Definition umfasst Direktoren und Manager); (ii) Personal auf Dienstreise; (iii) andere Mitarbeiter der Gesellschaft Srl, unabhängig von der Vertragsform und den geltenden Gesetzen.

Modell 231: Es handelt sich um das Organisationsmodell, das in der Gesetzesverordnung Nr. 231 vom 8. Juni 2001 mit den "Vorschriften über die verwaltungsrechtliche Haftung von juristischen Personen, Gesellschaften und Vereinigungen, einschließlich solcher ohne Rechtspersönlichkeit, auf der Grundlage von Artikel 11 des Gesetzes Nr. 300 vom 29. September 2000" vorgesehen ist.

Meldung: jede Meldung über mögliche Verstöße.

Whistleblower: Person, die einen Verstoß meldet, einschließlich aller Mitarbeiter, Mitglieder von Betriebsräten und Dritter, die eine Meldung machen.

GemeldetePartei: Person, die in einem Bericht direkt oder indirekt als verantwortlich oder mitverantwortlich für einen Verstoß genannt wird.

Aufsichtsrat: ein gemäß der Gesetzesverordnung Nr. 231 vom 8. Juni 2001 ernanntes Gesellschaftsorgan, das bei Verstößen gegen das 231er Modell als Untersuchungsausschuss fungiert.

Verstöße: versuchte oder begangene Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen, die zu den in Abschnitt 1 aufgeführten gehören.

Whistleblowing-Ausschuss: Dies ist der in Abschnitt 2 definierte Ausschuss.

NUTZUNG DES INFORMATIKKANALS micronfilter.sic-wb.it
Für Meldungen über den Informatikkanal müssen Sie auf die Website des Unternehmens zugreifen und den Bereich „Whistleblowing” aufrufen, indem Sie auf den oben angegebenen Link klicken und die Daten der Meldung eingeben.

NUTZUNG DES SCHRIFTLICHEN ANALOGKANALS

Bei der analogen schriftlichen Form ist die Meldung in zwei verschlossenen Umschlägen einzureichen, wobei der erste Umschlag die Identifikationsdaten der meldenden Person und ein Ausweisdokument enthält; der zweite Umschlag enthält den Gegenstand der Meldung; beide Umschläge sind dann in einen dritten Umschlag zu legen, der außen mit dem Vermerk "Reserviert für den Whistleblowing-Meldebeauftragten" versehen ist, und an folgende Adresse zu senden Micronfilter Srl - Via Edoardo Agnelli 46, Leinì (TO).

BENUTZUNG DES MUNDKANALS

Mündlich übermittelte Meldungen sollten über die spezielle Voice-Mail-Telefonnummer 011.01214 oder auf Wunsch des Meldenden über ein direktes Gespräch mit dem Reporting Manager erfolgen, das über dieselbe Telefonnummer angefordert werden sollte.

1. Grundlegende Prinzipien

Alle Untersuchungen müssen nach den folgenden Grundsätzen durchgeführt werden:

1. a) Compliance: Ermittlungen können Informationen oder Beweise für Fehlverhalten aufdecken. Micronfilter Der Direktor für Rechts- und Unternehmensangelegenheiten der Gesellschaft ist als Mitglied des Whistleblowing-Ausschusses dafür verantwortlich, rechtliche Aspekte zu prüfen, allgemeine Rechts- und Compliance-Beratung zu relevanten Fragen zu leisten und anzugeben, ob eine Verpflichtung besteht, lokale Behörden zu informieren. Einige Behörden müssen möglicherweise sofort oder innerhalb bestimmter Fristen informiert werden (z. B. Behörden, die sich mit Arbeitsunfällen befassen, Wertpapieraufsichtsbehörden). Wenn es etablierte Kontaktprotokolle mit den Behörden gibt, sollten diese pünktlich befolgt werden.
2. Micronfilter b) Vertraulichkeit: Alle an der Fallbewertung und -untersuchung beteiligten Personen müssen die Vertraulichkeit der erhaltenen/erörterten Informationen wahren, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben; soweit rechtlich möglich, muss der Direktor für Rechts- und Unternehmensangelegenheiten der Gesellschaft Srl vor der Offenlegung informiert werden. Die Vertraulichkeit des Untersuchungsplans und der als Ergebnis der Untersuchung erhaltenen oder entwickelten Informationen muss gewahrt bleiben:
3. alle Teile zu schützen;
4. die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen;

• erlauben Sie ehrliche und aufrichtige Aussagen;

1. (d) Beweise zu sichern und die Integrität des Verfahrens zu schützen.
2. (c) Schutz der Privatsphäre: Untersuchungen sind oft zwangsläufig invasiv. Der Untersuchungsbeauftragte muss dafür sorgen, dass geeignete Maßnahmen für die Erhebung, Verwendung, Weitergabe und Aufbewahrung personenbezogener Daten getroffen werden, und sicherstellen, dass die Erfordernisse der Untersuchung gegen die Notwendigkeit des Schutzes der Privatsphäre abgewogen werden. Es ist wichtig, dass alle geltenden Datenschutzgesetze und -richtlinien von Beginn einer Untersuchung an eingehalten werden, bevor Dokumente von Dritten gesammelt oder an Dritte weitergegeben werden.

2. Vorläufige Bewertung

Bei der vorläufigen Beurteilung eines Falles sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

1. Welches konkrete berufliche Versäumnis, welche Handlung oder Unterlassung wird behauptet oder vorgeworfen?
2. Wer ist die Quelle?
3. Handelt es sich bei der Quelle um einen Mitarbeiter oder um eine Person außerhalb des Unternehmens?
4. Arbeiten die beteiligten Berichtspflichtigen tatsächlich für das Unternehmen oder sind sie mit ihm verbunden?
5.  In welcher Abteilung und auf welcher Ebene sind die gemeldeten Parteien tätig?
6.  Erscheint die Anschuldigung plausibel und legitim?
7.  Was sind die ersten Fakten?
8. Gibt es irgendwelche Unstimmigkeiten?
9. Gibt es mildernde Umstände?
10. Welche Beweise gibt es dafür, dass der Verstoß stattgefunden hat oder nicht stattgefunden hat?
11. Handelt es sich dabei möglicherweise um einen Verstoß gegen den Ehrenkodex? Wenn ja, gegen welchen Teil des Ethik-Kodexes?
12. Handelt es sich möglicherweise um einen rechtlichen, zivil- oder strafrechtlichen Verstoß? Wenn ja, welche Vorschrift?
13. Handelt es sich möglicherweise um einen Verstoß gegen eine bestimmte Richtlinie oder ein Verfahren? Wenn ja, welche Richtlinie oder welches Verfahren?
14. Wie schwerwiegend scheint der mögliche Verstoß zu sein?
15. Welche weiteren Informationen werden benötigt, um herauszufinden, was passiert ist?

3. Ermittlungsphase

Der Zweck der Untersuchung besteht darin, die relevanten Fakten zu ermitteln. Es geht nicht darum, einen Fall zu "beweisen". Der Umgang mit anschließenden Korrektur- oder Disziplinarmaßnahmen ist ein separater Teil des Prozesses, sobald der Sachverhalt festgestellt wurde.

Die Untersuchungen müssen professionell von Personen durchgeführt werden, die über den erforderlichen Hintergrund, einschließlich einiger technischer Erfahrungen (Produktion, Herstellung, Vertrieb, Finanzen usw.), verfügen, sofern diese Aspekte für die Untersuchung relevant sind. Es gibt Umstände, unter denen Untersuchungen von externen Unternehmen durchgeführt werden müssen (z. B. bei möglichen Interessenkonflikten, Bedarf an zusätzlichen Ressourcen oder Fachwissen usw.). Es gibt jedoch auch häufigere Fälle, in denen die Untersuchungen ganz oder überwiegend von internen Mitarbeitern durchgeführt werden.

3.1 Bestimmung des Untersuchungsteams

Bei umfangreicheren Untersuchungen oder besonders wichtigen oder dringenden Untersuchungen ist es oft vorzuziehen oder notwendig, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Es ist wichtig, einen externen Anbieter zu wählen, der sowohl über die Ressourcen als auch über die Erfahrung verfügt, um eine glaubwürdige Untersuchung durchzuführen und die Untersuchung rechtzeitig abzuschließen.

Micronfilter Der Direktor für Rechts- und Unternehmensangelegenheiten des Unternehmens (General Counsel & BD Officer) ist für die Formalisierung des jeweiligen Dienstleistungsvertrags verantwortlich und stellt sicher, dass die erforderlichen Vertraulichkeits- und/oder Datenschutzklauseln enthalten sind.

3.2 Sammeln von Informationen

Vor der Untersuchung des Berichts muss der Direktor, falls vorhanden, Hintergrundinformationen einholen. In jedem Fall muss der Grundsatz der Datenminimierung gebührend beachtet werden: Es dürfen nur personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Fall angemessen, relevant und notwendig sind.

3.3 Verhör

Nach dem Sammeln der ersten Informationen befragt der Direktor/Ermittler alle relevanten Parteien und stellt sicher, dass die notwendigen Informationen über die Verarbeitung der gesammelten personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden: Zu diesem Zweck sollte ein Rechtsanwalt konsultiert werden. Zu den befragten Parteien sollten der Whistleblower (falls bekannt), die gemeldete Partei und andere Zeugen oder Verdächtige oder Personen, die Kenntnis von den gemeldeten Fakten haben könnten, gehören.

Zur Vorbereitung der Untersuchung sollten die folgenden Maßnahmen erwogen werden:

- Planung - Erstellung eines Arbeitsplans und Festlegung der Reihenfolge, in der die Befragungen durchgeführt werden sollen;

- informieren - Mitglieder des Verwaltungsrats, der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter nur dann über die Vorwürfe informieren, wenn dies unbedingt erforderlich ist;

- einen Anwalt zu konsultieren - wenden Sie sich an den Generaldirektor für Rechts- und Unternehmensangelegenheiten der Gruppe, den Vertreter der örtlichen Rechtsabteilung oder einen externen Rechtsberater (mit Genehmigung des internen Rechtsberaters);

- Beweiserhebung - Verfahren für den Zugang zu und die Kontrolle von Beweismaterial können anderen gesetzlichen Anforderungen unterliegen, die je nach Gerichtsbarkeit variieren. Der Direktor und der Ermittler sollten sich über solche Vorschriften informieren, bevor sie in der jeweiligen Gerichtsbarkeit tätig werden. Physische Beweise sollten systematisch gesammelt, gesichert, aufbewahrt, ausgewertet und aufgezeichnet werden, um im Wesentlichen festzustellen, wie und warum das Ereignis eingetreten ist;

- Befragungen, wenn möglich, einen Entwurf der Fragen, die möglichen Zeugen gestellt werden sollen, vorzubereiten. Bei der Vorbereitung der Fragen sollte darauf geachtet werden, dass die Fragen so formuliert werden, dass die Notwendigkeit, die Quelle der den Fragen zugrundeliegenden Fakten implizit oder explizit preiszugeben, minimiert oder ausgeschlossen wird. Der Direktor/Ermittler wird alle erforderlichen Treffen mit möglichen Zeugen arrangieren, die die Umstände des mutmaßlichen Verstoßes aus erster Hand kennen könnten.

Nach der bewährten Praxis sollten bei jeder Vernehmung zwei Ermittler anwesend sein;

- Archivierung von Beweismitteln - Die Aufbewahrung und Kontrolle von Beweismitteln ist für die Vollständigkeit und Glaubwürdigkeit der Ermittlungen von wesentlicher Bedeutung. Die Sicherheit und Aufbewahrung von Beweismitteln ist notwendig, um deren Veränderung oder Verlust zu verhindern und die Zuverlässigkeit aller gesammelten Beweismittel zu gewährleisten. In jedem Fall sollten personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden, als es im Hinblick auf die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist.

3.4 Berichterstattung

Nach Abschluss der Ermittlungen sollten die Fakten festgehalten werden, in der Regel in einem schriftlichen Bericht. Je nach den Empfängern des Untersuchungsberichts müssen die Identität der befragten Personen und die Belege nicht in den Bericht selbst aufgenommen werden.

Untersuchungsberichte werden aufgrund der darin enthaltenen sensiblen Informationen normalerweise nur in begrenztem Umfang verbreitet.