Politique de dénonciation

Micronfilter Srl s'engage à maintenir les normes les plus élevées en termes de conduite, d'intégrité et de comportement éthique, comme le résument le Code d'éthique et les autres politiques de Micronfilter Srl. Cette directive sur la dénonciation ("Politique de dénonciation") vise - conformément aux exigences dictées par le décret législatif 10/3/2023, n. 24 - à promouvoir et à renforcer ces normes et, en établissant les règles à appliquer au sein de la société Micronfilter Srl dans le cas d'un rapport de violations ("Rapports") qui, à titre d'exemple, pourrait se référer à :

a) les violations des réglementations nationales en ce qui concerne les infractions principales visées par le décret 231/2001 ;

b) violation des modèles d'organisation et de gestion prévus par le décret 231/2001 ;

(c) les infractions commises en violation de la législation de l'UE et de toute disposition nationale la mettant en œuvre, y compris en particulier les infractions dans les domaines suivants : marchés publics, services liés aux produits et marchés financiers, prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ; sécurité et conformité des produits ; sécurité des transports ; protection de l'environnement ; radioprotection et sûreté nucléaire ; sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux et santé et bien-être des animaux ; santé publique ; protection des consommateurs ; protection de la vie privée et des données à caractère personnel et sécurité des réseaux et des systèmes d'information. Actes ou omissions relatifs au marché intérieur qui compromettent la libre circulation des biens, des personnes, des services et des capitaux, y compris les violations des règles de l'UE en matière de concurrence et d'aides d'État, des règles relatives à l'impôt sur les sociétés et des mécanismes dont l'objectif est d'obtenir un avantage fiscal qui va à l'encontre de l'objet ou de la finalité de la législation applicable en matière d'impôt sur les sociétés. Les actes ou comportements qui vont à l'encontre de l'objet ou du but des dispositions de l'UE dans les domaines indiqués dans les points précédents.

Cette politique s'applique à tous les rapports.

Tous les termes commençant par une majuscule, s'ils ne sont pas définis dans le corps de la présente police, ont la signification qui leur est attribuée à l'annexe 1 (Définitions).

Micronfilter La société Srl encourage les dénonciateurs à faire des signalements de bonne foi sur la base de faits dont ils ont eu connaissance.

Afin de faciliter les enquêtes et d'apporter une réponse appropriée, les rapports doivent comporter les éléments suivants :

(a) une description précise des faits (y compris les dates et le lieu) ;

(b) les personnes impliquées dans l'infraction ainsi que celles qui peuvent fournir des informations ;

(c) les pièces justificatives.

Il est fortement recommandé de soumettre les rapports par l'intermédiaire du canal dédié micronfilter.sic-wb.it, qui permet les options de rapport suivantes :

a) Anonyme : le dénonciateur reste totalement anonyme ;

Micronfilter micronfilterb) Confidentiel : le dénonciateur reste anonyme au sein de la société Srl, mais fournit des informations au prestataire de services.sic-wb.it ;

micronfilterc) Ouvert : le dénonciateur fournit tous les détails et autorise le fournisseur de services .sic-wb.it à les divulguer.

Micronfilter micronfilterLa société Srl encourage les rapports ouverts ou confidentiels soumis par le biais du canal dédié.sic- wb.it, comme :

(i) ils facilitent la gestion des dossiers et la communication ultérieure avec les dénonciateurs ; et

(ii) Dans le cadre de cette politique, les dénonciateurs bénéficient d'une protection totale.

Micronfilter micronfilterToutefois, comme le prévoit la présente politique, la Société Srl examinera également les rapports soumis par des canaux autres que le canal dédié.sic-wb.it, et indépendamment du fait qu'ils soient ou non :

a) Anonyme : lorsque l'identité du dénonciateur n'est ni indiquée ni identifiable de manière unique ;

b) Confidentiel : lorsque le dénonciateur est connu ou reconnaissable, mais que le rapport n'est pas rendu public ;

c) Ouvert : lorsque le rapport est établi par des moyens publics ou accessibles au public.

Les canaux de signalement alternatifs au canal informatique micronfilter.sic-wb.it sont :
– le canal écrit analogique
– le canal oral

Voir l'annexe 2 pour plus de détails sur leur utilisation.

La gestion des signalements est confiée à un comité interne composé comme suit :
– par l'administrateur délégué de la société Micronfilter (PDG),
– par le directeur financier de la société Micronfilter (CFO),
– par le directeur des affaires juridiques et sociétaires de la société Micronfilter (General Counsel & BD Officer),
– par le directeur principal de l'audit interne de la société Micronfilter (Directeur) et
– par le responsable des ressources humaines de la société Micronfilter (Directeur des ressources humaines).
Les membres du comité de dénonciation recevront simultanément les signalements envoyés via le canal dédié micronfilter.sic-wb.it, ou via les autres canaux de signalement autorisés.
Tous les signalements reçus par quiconque via des canaux autres que le canal dédié micronfilter.sic-wb.it doivent être transmis sans délai aux membres du Comité de dénonciation, y compris les signalements éventuellement envoyés à l'adresse e-mail de l'Organisme de surveillance conformément aux dispositions du Modèle 231.
L'annexe 2 contient des informations sur la manière de contacter et d'utiliser le canal dédié micronfilter.sic-wb.it et les autres canaux de signalement disponibles.

À la réception d'un signalement, le directeur prépare un résumé de la plainte (« rapport »), qui doit être envoyé au comité de dénonciation et au président (Chairman).
Si le signalement concerne des organisations locales, le rapport doit également être transmis aux organisations locales conformément à l'article 10 ci-dessous (enquêteur local, avocat local, responsable RH local).
La présentation de ce rapport marque l'ouverture officielle de l'affaire.
Si le Comité d'alerte professionnelle établit qu'un rapport concerne également le Modèle 231, le rapport sera transmis à l'Organisme de surveillance qui, dans ce cas :
a) peut mener une enquête parallèle aux fins du Modèle 231 ; et
b) sera tenu informé par le Directeur des activités menées conformément à la présente Politique.
Le Comité de dénonciation assurera en tout état de cause les activités suivantes :
– informer le dénonciateur de la réception de la dénonciation dans les 7 jours suivant la date de sa réception, sauf demande contraire expresse de la personne qui a effectué la dénonciation ;
– répondre au lanceur d'alerte dans un délai de 3 mois ou, si des raisons justifiées et motivées le justifient, dans un délai de 6 mois à compter de la date d'accusé de réception du signalement externe ;
– communiquer au lanceur d'alerte le résultat final du signalement.

Sur la base du rapport et de toute information supplémentaire fournie par le directeur, le comité de dénonciation (ci-après dénommé "l'enquêteur") procède à un examen préliminaire impliquant toutes les autres fonctions, les employés, les consultants externes et toute autre personne nécessaire.

Après cette vérification initiale, l'acheteur peut décider :

(i) pour clore des affaires qui ne sont pas suffisamment étayées par des preuves, qui sont manifestement infondées ou qui concernent un comportement ou des faits sans rapport avec la présente politique ; ou

(ii) ouvrir la phase d'enquête visée au point 3.2 ci-dessous.

L'acheteur doit également déterminer qui d'autre doit être informé et quelles sont les exigences en matière de traitement de l'information en termes de divulgation interne/externe des détails.

Aux fins de la présente politique, le directeur fait office de secrétaire de l'enquêteur et est responsable de l'exhaustivité, de l'intégrité et de l'archivage du dossier.

Les enquêtes sont menées au nom de l'enquêteur par le directeur, conformément aux lignes directrices énoncées à l'annexe 3 (Lignes directrices pour les enquêtes). Tous les employés sont tenus de coopérer en fournissant toutes les informations et tous les documents demandés.

Tout au long de la phase d'enquête, le directeur tient l'enquêteur informé si nécessaire.

Lorsque la phase d'enquête est terminée, le directeur en informe l'enquêteur, qui fournit l'évaluation finale du cas ou demande au directeur de mener des enquêtes supplémentaires.

Le conseil de surveillance est informé en tant que de besoin.

Sur la base de l'évaluation finale de l'enquêteur, le directeur rédige un rapport final contenant les résultats de l'enquête, la décision finale et le plan d'action avec les mesures correctives jugées nécessaires pour résoudre les problèmes critiques constatés.

Le conseil de surveillance sera informé des cas pertinents aux fins du modèle 231 et pourra compléter le plan d'action par toute mesure corrective jugée nécessaire.

Le secret professionnel est le droit qui protège toutes les communications entre un conseiller juridique professionnel et son client contre toute divulgation sans l'autorisation du client.

Il peut être invoqué ou doit être accordé dans le cadre de certaines enquêtes. Micronfilter Si un rapport concerne un ou plusieurs événements soumis au privilège juridique ou si le privilège juridique est invoqué de quelque manière que ce soit, le directeur agira en étroite coordination avec le directeur des affaires juridiques et d'entreprise de la société (General Counsel & BD Officer) afin d'éviter une violation involontaire du privilège et d'établir les précautions appropriées dans le traitement de l'affaire.

La politique garantit que le traitement du rapport est confié exclusivement à des personnes qui ne sont pas en situation de conflit d'intérêts. C'est pourquoi :

1. a) si le rapport de dénonciation concerne un ou plusieurs membres du comité de dénonciation, les membres du comité de dénonciation en situation de conflit ne prendront pas part au traitement de l'affaire et ceux qui ne le sont pas identifieront d'autres personnes afin de rétablir l'intégrité du comité ;
2. b) si le rapport fait référence au directeur, le Group General Counsel & BD Officer agira en lieu et place du directeur conformément à la présente politique ;
3. Micronfilter c) si le rapport se réfère au directeur des affaires juridiques et corporatives de la société Srl, le comité de dénonciation doit s'assurer d'un soutien juridique adéquat pour le traitement de l'affaire ;
4. d) si le rapport ou la situation de conflit d'intérêts concerne tous les membres de la commission d'alerte, le rapport doit être adressé au président, qui décidera alors de la suite à donner à l'affaire.

Les points a) à d) ci-dessus s'appliqueront également au cas où un conflit d'intérêts surviendrait à un stade ultérieur, les personnes concernées étant remplacées dans leurs fonctions respectives.

Toute situation de conflit d'intérêts doit être déclarée sans hésitation et signalée dans le dossier.

Micronfilter La société Srl garantit la protection des dénonciateurs, à la fois en termes de confidentialité et d'interdiction absolue de toute forme de représailles à leur encontre. Micronfilter À cette fin, la société Srl garantit la confidentialité du contenu des rapports des dénonciateurs et de leur identité tout au long du processus de gestion des cas par toutes les personnes impliquées pour quelque raison que ce soit, dans les limites où les lois applicables protègent l'anonymat et la confidentialité.

Micronfilter La société Srl garantit à la personne signalée le droit d'être informée (dans un délai raisonnable) des allégations et de toute mesure disciplinaire à son encontre, ainsi que le droit à la défense.

Dès qu'apparaissent des éléments objectifs suggérant que le rapport est infondé ou a été établi de mauvaise foi ou par négligence grave, le dénonciateur doit veiller à ce que toute sanction disciplinaire à son encontre soit envisagée.

La protection de la confidentialité du dénonciateur et de la partie signalée vise à les protéger contre le harcèlement, les représailles ou la discrimination. À cette fin, les mesures suivantes sont envisagées :

1. a) si elles sont disponibles, les données à caractère personnel peuvent être divulguées au comité de dénonciation, au conseil de surveillance et au directeur. D'autres divulgations ne sont autorisées que si elles sont nécessaires, selon la décision écrite de l'enquêteur ;
2. b) l'utilisation du canal dédié micronfilter.sic-wb.it comme moyen privilégié pour soumettre les rapports ;
3. (c) l'utilisation de documents papier est découragée ;
4. (d) à tous les stades de la gestion des dossiers, les données personnelles doivent rester strictement confidentielles (par exemple en remplaçant les noms par des codes numériques) ; et
5. (e) toute personne ayant connaissance d'une violation de la confidentialité doit la signaler à l'enquêteur.

Le non-respect des obligations de confidentialité peut entraîner une responsabilité disciplinaire, sans préjudice de toute autre responsabilité prévue par la loi.

Micronfilter L'anonymat est également protégé : la société Srl n'essaiera jamais de divulguer l'anonymat.

Micronfilter Le chef des ressources humaines (chef RH) et le directeur des affaires juridiques et institutionnelles de la société Srl (avocat général et responsable BD) veillent à la disponibilité, à la communication et à la formation concernant la présente politique.

Micronfilter Cette politique sera publiée sur le site intranet de la société Srl.

Le Traitement des données à caractère personnel dans le cadre des Rapports est effectué conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel des personnes physiques (GDPR), ainsi qu'à toute autre loi et/ou réglementation applicable dans la mesure compatible avec le GDPR lui-même et les informations spécifiques disponibles sur la Plateforme numérique ou sur le site web de l'entreprise à l'adresse www.micronfiler.eu, qui est réputé être référencé dans son intégralité dans les présentes.

Dans le cadre de la gestion des rapports, les données personnelles de la partie déclarante, lorsque le rapport est nominatif, et les données personnelles de la personne déclarée, telles que le nom, le prénom, le poste occupé, etc., ainsi que les données personnelles de tout tiers, et toute autre information recueillie dans le cadre de l'enquête qui est nécessaire et appropriée pour établir et vérifier le bien-fondé ou non du rapport, seront traitées.

Les parties intéressées peuvent exercer, dans les cas prévus par les dispositions légales applicables et sous réserve des limitations prévues à l'article 2-undecies du décret législatif 196/2003, les droits prévus par le GDPR en envoyant une communication par courrier électronique à l'adresse suivante : micronfilter.

Tous les rapports, quelle que soit la manière dont ils sont reçus, sont archivés par le receveur dans un fichier électronique spécifique qui constitue la base de données résumant les données essentielles des rapports et de leur gestion, et assure également l'archivage de toute la documentation jointe, ainsi que celle produite ou acquise au cours des activités d'analyse.

Les rapports et les documents connexes sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour le traitement du rapport et, en tout état de cause, pas plus de cinq ans à compter de la date de communication du résultat final de la procédure de rapport.

Plan d'action: document d'orientation contenant toutes les activités, ainsi que les responsabilités relatives à l'exécution et au calendrier du plan correctif résultant d'un cas traité dans le cadre de la présente politique.

Code d'éthique : le Code d'éthique de la société Micronfilter Srl publié sur micronfilter

Micronfilter Micronfilter Employés: (i) les personnes ayant un contrat de travail subordonné avec la société Srl (la définition inclut les administrateurs et les directeurs) ; (ii) le personnel en mission ; (iii) les autres collaborateurs de la société Srl, indépendamment de la forme contractuelle et des lois applicables.

Modèle 231: il s'agit du modèle d'organisation prévu par le décret législatif n° 231 du 8 juin 2001 contenant les "Règles sur la responsabilité administrative des personnes morales, des sociétés et des associations, y compris celles dépourvues de personnalité juridique, basées sur l'article 11 de la loi n° 300 du 29 septembre 2000".

Signalement: tout signalement d'éventuelles violations.

Dénonciateur: personne qui signale une infraction, y compris tous les employés, les membres des comités d'entreprise et les tiers qui font un signalement.

Partie déclarée: personne directement ou indirectement identifiée dans un rapport comme étant responsable ou conjointement responsable d'une violation.

Conseil de surveillance: organe de la société nommé conformément au décret législatif n° 231 du 8 juin 2001, qui fait office de commission d'enquête en cas de violation du modèle 231.

Violations: conduite, actions ou omissions tentées ou commises parmi celles énumérées à la section 1.

Comité d'alerte: il s'agit du comité défini à la section 2.

UTILISATION DU CANAL INFORMATIQUE micronfilter.sic-wb.it
Pour les signalements via le canal informatique, il est nécessaire d'accéder au site web de l'entreprise et de se rendre dans la section dédiée au Whistleblowing en cliquant sur le lien dédié ci-dessus et en saisissant les données du signalement.

UTILISATION DE LA VOIE ANALOGIQUE ÉCRITE

En ce qui concerne la forme écrite analogique, le rapport doit être placé dans deux enveloppes scellées, comprenant, dans la première, les données d'identification du sujet du rapport, ainsi qu'une pièce d'identité ; dans la seconde, l'objet du rapport ; les deux enveloppes doivent ensuite être placées dans une troisième enveloppe portant à l'extérieur la mention "Réservé au responsable du signalement des dysfonctionnements", et envoyées à l'adresse suivante Micronfilter Srl - Via Edoardo Agnelli 46, Leinì (TO).

L'UTILISATION DU CANAL BUCCAL

Les rapports communiqués oralement doivent être effectués en utilisant le numéro de téléphone dédié à la messagerie vocale 011.01214, ou, à la demande du rapporteur, par le biais d'un entretien direct avec le responsable des rapports, qui doit être demandé en utilisant le même numéro de téléphone.

1. Principes fondamentaux

Toutes les enquêtes doivent être traitées conformément aux principes suivants :

1. a) Conformité : les enquêtes peuvent révéler des informations ou des preuves d'actes répréhensibles. Micronfilter Le directeur des affaires juridiques et institutionnelles de la société, en tant que membre du comité de dénonciation, est chargé de vérifier les aspects juridiques, de fournir des conseils généraux en matière de droit et de conformité sur les questions pertinentes et d'indiquer s'il existe une obligation d'informer les autorités locales. Certaines autorités peuvent devoir être informées immédiatement ou dans des délais déterminés (par exemple, les autorités chargées des accidents du travail, les autorités de régulation des marchés financiers). Lorsqu'il existe des protocoles de contact établis avec les autorités, ceux-ci doivent être respectés en temps voulu.
2. Micronfilter b) Confidentialité : toutes les personnes participant à l'évaluation du cas et à l'enquête doivent préserver la confidentialité des informations reçues/discutées, sauf disposition contraire de la loi et, dans la mesure où cela est légalement possible, le directeur des affaires juridiques et institutionnelles de la société Srl doit être informé avant la divulgation. La confidentialité du plan d'enquête et des informations obtenues ou développées à la suite de l'enquête doit être maintenue pour :
3. protéger toutes les pièces ;
4. se conformer aux exigences réglementaires ;

• permettre des déclarations honnêtes et sincères ;

1. (d) préserver les preuves et protéger l'intégrité du processus.
2. (c) Vie privée : les enquêtes sont souvent, par nécessité, invasives. L'enquêteur doit veiller à ce que des mesures appropriées soient prises pour la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation des informations à caractère personnel et s'assurer que les besoins de l'enquête sont mis en balance avec la nécessité de protéger la vie privée. Il est important de respecter toutes les lois et politiques applicables en matière de protection de la vie privée dès le début d'une enquête et avant que des documents ne soient collectés ou fournis à des tiers.

2. Évaluation préliminaire

L'évaluation préliminaire d'une affaire doit prendre en compte les aspects suivants :

1. Quelle est la négligence, l'action ou l'omission professionnelle spécifique alléguée ou présumée ?
2. Qui est la source ?
3. La source est-elle un employé ou une personne extérieure à l'entreprise ?
4. Les personnes déclarées concernées travaillent-elles réellement pour l'entreprise ou y sont-elles affiliées ?
5.  Dans quelle division et à quel niveau les parties déclarées sont-elles impliquées ?
6.  L'accusation semble-t-elle plausible et légitime ?
7.  Quels sont les faits initiaux ?
8. Y a-t-il des divergences ?
9. Existe-t-il des circonstances atténuantes ?
10. Quels sont les éléments de preuve qui suggèrent que la violation a eu lieu ou non ?
11. S'agit-il d'une violation possible du code de déontologie ? Si oui, quelle partie du code de déontologie ?
12. S'agit-il d'une possible violation légale, civile ou criminelle ? Dans l'affirmative, de quel règlement s'agit-il ?
13. S'agit-il d'une violation possible d'une politique ou d'une procédure spécifique ? Si oui, quelle politique ou procédure ?
14. Quelle est la gravité de l'infraction éventuelle ?
15. Quelles autres informations sont nécessaires pour comprendre ce qui s'est passé ?

3. Phase d'enquête

L'objectif de l'enquête est de déterminer les faits pertinents. Il ne s'agit pas de "prouver" une affaire. Le traitement des mesures correctives ou disciplinaires ultérieures constitue une partie distincte du processus, une fois que les faits ont été établis.

Les enquêtes doivent être menées de manière professionnelle par des personnes ayant l'expérience nécessaire, y compris une certaine expérience technique (production, fabrication, distribution, finances, etc.) dans la mesure où ces aspects sont pertinents pour l'enquête. Dans certaines circonstances, les enquêtes doivent être menées par des sociétés externes (par exemple, en cas de conflits d'intérêts potentiels, de besoin de ressources ou d'expertise supplémentaires, etc.) ). Toutefois, dans des cas plus fréquents, les enquêtes sont entièrement ou principalement menées par le personnel interne.

3.1 Identification de l'équipe d'enquête

Dans le cas d'enquêtes plus importantes, ou d'enquêtes particulièrement importantes ou urgentes, il sera souvent préférable ou nécessaire de faire appel à un prestataire externe. Il est important de choisir un prestataire externe disposant à la fois des ressources et de l'expérience nécessaires pour mener une enquête crédible et la mener à bien dans les délais impartis.

Micronfilter Le directeur des affaires juridiques et institutionnelles de l'entreprise (General Counsel & BD Officer) est chargé de formaliser le contrat de service concerné, en veillant à ce que les clauses de confidentialité et/ou de protection des données nécessaires soient incluses.

3.2 Collecte d'informations

Avant d'enquêter sur le rapport, le directeur doit recueillir des informations générales, si elles sont disponibles. En tout état de cause, le principe de minimisation des données doit être dûment appliqué : seules les informations personnelles qui sont appropriées, pertinentes et nécessaires pour le cas spécifique doivent être traitées.

3.3 Interrogatoire

Après la collecte des informations préliminaires, le directeur/enquêteur interroge toutes les parties concernées, en veillant à fournir les informations nécessaires sur la manière dont les données à caractère personnel collectées seront traitées : à cette fin, il convient de consulter un avocat. Les parties interrogées doivent comprendre le dénonciateur (s'il est connu), la partie signalée et d'autres témoins ou suspects ou personnes susceptibles d'avoir connaissance des faits signalés.

Pour préparer l'enquête, il convient d'envisager les actions préliminaires suivantes :

- planification - préparation d'un calendrier de travail et établissement de l'ordre dans lequel les entretiens doivent être menés ;

- informer - n'informer les membres du conseil d'administration, les cadres supérieurs et les employés des allégations que si cela est strictement nécessaire ;

- consulter un avocat - consulter le directeur général des affaires juridiques et institutionnelles du groupe, le représentant du service juridique local ou un conseiller juridique externe (approuvé par le conseiller juridique interne) ;

- collecte des preuves - les procédures d'accès et de contrôle des preuves peuvent être soumises à d'autres exigences réglementaires qui varient d'une juridiction à l'autre. Le directeur et l'enquêteur doivent se renseigner sur ces réglementations avant d'agir dans la juridiction concernée. Les preuves matérielles doivent être collectées, sécurisées, préservées, évaluées et enregistrées de manière systématique afin de déterminer essentiellement comment et pourquoi l'événement s'est produit ;

- les entretiens, si possible, préparer une liste de questions à poser aux témoins éventuels. Lors de la préparation des questions, l'enquête doit être conçue pour formuler les questions de manière à minimiser ou à éliminer la nécessité de révéler, implicitement ou explicitement, la source des faits qui sous-tendent les questions. Le directeur/enquêteur organisera toutes les réunions nécessaires avec les témoins éventuels susceptibles d'avoir une connaissance directe des circonstances entourant la violation alléguée.

Selon les meilleures pratiques, deux enquêteurs doivent être présents lors de chaque interrogatoire ;

- Archivage des preuves - la conservation et le contrôle des preuves sont essentiels pour l'exhaustivité et la crédibilité des enquêtes. La sécurité et la conservation des preuves sont nécessaires pour éviter leur altération ou leur perte et pour établir la fiabilité de toutes les preuves collectées. En tout état de cause, les informations personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

3.4 Rapports

Une fois l'enquête terminée, les faits doivent être consignés, généralement dans un rapport écrit. Selon les destinataires du rapport d'enquête, l'identification des personnes interrogées et les pièces justificatives peuvent ne pas figurer dans le rapport lui-même.

Les rapports d'enquête ont normalement une diffusion limitée en raison des informations sensibles qu'ils contiennent.